Simples Nacional em MT: ICMS, limites e obrigações

O Simples Nacional foi criado para oferecer tratamento tributário diferenciado e simplificado às microempresas, empresas de pequeno porte e aos microempreendedores individuais. Apesar da arrecadação unificada, os contribuintes também precisam observar regras estaduais específicas, especialmente quando realizam operações sujeitas ao ICMS.

No Estado de Mato Grosso, questões como substituição tributária, diferencial de alíquotas, obrigações acessórias, excesso de receita e exclusão do regime exigem atenção especial.

Neste artigo, apresentamos os principais pontos que devem ser observados pelas empresas mato-grossenses optantes pelo Simples Nacional.

O que é o Simples Nacional?

O Simples Nacional é um regime tributário destinado às microempresas e empresas de pequeno porte. Sua principal característica é o recolhimento de diversos tributos em uma única guia, o Documento de Arrecadação do Simples Nacional, conhecido como DAS.

O regime reúne tributos federais e, conforme a atividade exercida, também pode abranger o ICMS estadual e o ISS municipal.

Entretanto, isso não significa que todas as operações estejam integralmente incluídas no DAS. Em determinadas situações, o ICMS deve ser calculado e recolhido separadamente, conforme as regras aplicáveis aos demais contribuintes.

A opção pelo Simples Nacional é irretratável durante todo o ano-calendário.

Limites de faturamento para ME e EPP

Para fins de enquadramento no Simples Nacional, são consideradas:

- Microempresa — ME: receita bruta anual igual ou inferior a R$ 360 mil;

- Empresa de Pequeno Porte — EPP: receita bruta anual superior a R$ 360 mil e igual ou inferior a R$ 4,8 milhões.

Embora o limite geral de permanência no Simples Nacional seja de R$ 4,8 milhões, existe um sublimite de R$ 3,6 milhões para o recolhimento do ICMS e do ISS dentro do regime.

Assim, uma empresa pode continuar no Simples Nacional para os tributos federais, mas ficar impedida de recolher o ICMS e o ISS pelo DAS caso ultrapasse o sublimite estadual.

Limite de faturamento do MEI

O Microempreendedor Individual deve observar o limite de receita bruta anual de R$ 81 mil.

Quando a atividade começa durante o ano, o limite é proporcional ao número de meses de funcionamento. Nesse caso, considera-se o valor de R$ 6.750 por mês, incluindo como mês completo qualquer fração de mês.

Além do limite de faturamento, o empreendedor deve exercer uma atividade permitida, ser optante pelo Simples Nacional e atender às demais condições estabelecidas pela legislação do SIMEI.

Em Mato Grosso, a inscrição estadual do MEI é concedida pela Secretaria de Estado de Fazenda com base nas informações fornecidas pela Receita Federal. As alterações cadastrais realizadas diretamente na Receita Federal, em regra, são refletidas no cadastro estadual.

Regra especial para o MEI Caminhoneiro

O transportador autônomo de cargas enquadrado como MEI Caminhoneiro possui limite diferenciado de receita bruta anual: R$ 251,6 mil.

No ano de início da atividade, o limite proporcional corresponde a R$ 20.966,67 multiplicados pelo número de meses compreendidos entre o início da atividade e o final do ano-calendário.

ICMS no Simples Nacional

Em regra, o ICMS devido pelo optante do Simples Nacional é recolhido dentro do DAS. Entretanto, existem operações nas quais o imposto deve ser apurado separadamente.

Entre as situações que podem gerar recolhimento fora do DAS estão:

- substituição tributária;

- diferencial de alíquotas;

- antecipação tributária;

- importação;

- operações em que a responsabilidade pelo imposto seja atribuída ao contribuinte;

- operações realizadas após o impedimento de recolher o ICMS pelo Simples Nacional.

Por esse motivo, cada operação deve ser analisada conforme a mercadoria, a origem, o destino e a condição tributária dos envolvidos.

Como funciona a substituição tributária?

Na substituição tributária, a responsabilidade pelo recolhimento do ICMS é atribuída a um contribuinte diferente daquele que realiza a venda ao consumidor final.

O substituto tributário antecipa o imposto correspondente às operações posteriores da cadeia comercial.

Quando uma empresa optante pelo Simples Nacional realiza saídas de mercadorias cujo ICMS já foi recolhido por substituição tributária, essas receitas devem receber a segregação tributária adequada no PGDAS-D. Isso evita que o ICMS seja recolhido novamente dentro do DAS.

Em Mato Grosso, os contribuintes autorizados a apurar e recolher mensalmente o ICMS devido por substituição tributária devem observar os procedimentos previstos nos Anexos IX e X do Regulamento do ICMS estadual.

DeSTDA

A Declaração de Substituição Tributária, Diferencial de Alíquota e Antecipação — DeSTDA deve ser apresentada pelos contribuintes do Simples Nacional que estejam sujeitos às operações abrangidas pela declaração.

O MEI está dispensado dessa obrigação.

Também ficam dispensados os estabelecimentos impedidos de recolher o ICMS pelo Simples Nacional em razão de terem ultrapassado o sublimite estadual.

Em Mato Grosso, a DeSTDA deve ser transmitida até o dia 28 do mês seguinte ao encerramento do período de apuração. Quando essa data não for dia útil, o prazo passa para o primeiro dia útil seguinte.

Substituição tributária para o MEI

O MEI não pode ser credenciado como substituto tributário. Isso, porém, não significa que a substituição tributária nunca será aplicada às suas operações.

Quando um fornecedor credenciado como substituto tributário vende mercadorias para um MEI localizado em Mato Grosso, a responsabilidade do fornecedor permanece.

Se o remetente de outro Estado não for credenciado como substituto tributário, o MEI destinatário poderá ser responsável pelo recolhimento do imposto, conforme a legislação mato-grossense.

Quando o próprio MEI estabelecido em Mato Grosso realizar uma operação sujeita à substituição tributária, o imposto poderá ter que ser recolhido antes da saída da mercadoria, no momento da obtenção da Nota Fiscal Avulsa.

Por outro lado, não será exigido o ICMS por substituição tributária quando a mercadoria for destinada a outro estabelecimento também enquadrado como MEI e optante pelo SIMEI, observadas as condições legais.

Escala industrial não relevante

A substituição tributária pode não ser aplicada às operações interestaduais com determinados produtos fabricados em escala industrial não relevante.

Para utilizar esse tratamento, o fabricante deve cumprir cumulativamente alguns requisitos:

- ser optante pelo Simples Nacional;

- ter obtido receita bruta de até R$ 180 mil no exercício anterior;

- possuir somente um estabelecimento;

- estar credenciado pela administração tributária do Estado de destino, quando essa exigência estiver prevista.

Além disso, o produto deve estar relacionado no Anexo XXVII do Convênio ICMS nº 142/2018.

Registro das operações no PGDAS-D

As empresas mato-grossenses optantes pelo Simples Nacional devem informar corretamente no PGDAS-D as receitas decorrentes de mercadorias sujeitas à substituição tributária ou cujo imposto tenha sido recolhido antecipadamente.

A segregação incorreta das receitas pode causar recolhimento indevido ou insuficiente do ICMS.

Por isso, não basta informar apenas o faturamento total. É necessário identificar corretamente a natureza tributária de cada operação.

Diferencial de alíquotas

O diferencial de alíquotas pode ser devido quando o contribuinte mato-grossense adquire, de outro Estado:

- mercadorias destinadas ao uso ou consumo;

- bens destinados ao ativo imobilizado;

- serviços iniciados em outra Unidade da Federação e não vinculados a uma operação subsequente.

O valor é calculado considerando a diferença entre a alíquota interna de Mato Grosso e a alíquota interestadual aplicável à operação.

Quando a mercadoria estiver sujeita à substituição tributária, a responsabilidade pelo recolhimento do diferencial poderá ser atribuída ao remetente localizado em outro Estado.

Nas vendas interestaduais para consumidor final não contribuinte, não se deve aplicar automaticamente ao optante pelo Simples Nacional a regra geral de recolhimento do DIFAL pelo remetente. A Nota Técnica nº 053/2023 da Sefaz/MT trata especificamente da não exigência desse recolhimento de vendedores optantes pelo Simples Nacional. Essa situação é distinta das aquisições interestaduais para uso, consumo ou ativo imobilizado; a análise deve considerar o regime do remetente e a legislação aplicável à operação.

Emissão de documentos fiscais

As microempresas e empresas de pequeno porte optantes pelo Simples Nacional estão obrigadas a emitir os documentos fiscais correspondentes às suas operações.

No caso do MEI, devem ser observadas as regras específicas aplicáveis à emissão fiscal, considerando a operação realizada, o destinatário e os sistemas disponibilizados pelo Fisco.

Nas operações abrangidas pelas regras estaduais, o MEI pode utilizar a Nota Fiscal Avulsa ou o Conhecimento de Transporte Avulso, conforme o caso.

Já as empresas optantes pelo Simples Nacional que emitem NF-e devem utilizar corretamente o Código de Situação da Operação no Simples Nacional, o CSOSN.

EFD e Sintegra

Em regra, os contribuintes optantes pelo Simples Nacional, inclusive o MEI, estão dispensados da Escrituração Fiscal Digital — EFD.

Essa dispensa deixa de ser aplicada quando o contribuinte ultrapassa o sublimite estadual e passa a recolher o ICMS fora do Simples Nacional.

O contribuinte obrigado ou autorizado a utilizar a EFD fica dispensado da entrega do Sintegra a partir do período em que começar a apresentar regularmente a escrituração digital.

Excesso de receita e sublimite estadual

O limite geral do Simples Nacional é de R$ 4,8 milhões por ano. Entretanto, para o recolhimento do ICMS e do ISS, deve ser observado o sublimite de R$ 3,6 milhões.

Quando a receita acumulada ultrapassar esse sublimite, os efeitos dependerão do percentual excedido:

- excesso superior a 20%: o impedimento de recolher ICMS e ISS pelo Simples Nacional começa no mês seguinte;

- excesso de até 20%: o impedimento começa no ano-calendário seguinte.

No ano de início da atividade, o sublimite deve ser proporcionalizado. Para isso, utiliza-se o valor de R$ 300 mil multiplicado pelo número de meses de funcionamento no ano.

Se o excesso proporcional for superior a 20%, o impedimento poderá produzir efeitos retroativos ao início das atividades.

Exclusão de ofício do Simples Nacional

A Sefaz de Mato Grosso pode excluir uma empresa do Simples Nacional quando identificar uma situação que impeça sua permanência no regime.

A exclusão é formalizada por meio do Termo de Exclusão do Simples Nacional — TESN, disponibilizado eletronicamente no Sistema de Notificação Eletrônica.

O documento deve apresentar, entre outras informações:

- a identificação do contribuinte;

- a irregularidade encontrada;

- os dispositivos legais infringidos;

- o prazo para regularização ou impugnação;

- os demonstrativos e as bases utilizadas pelo Fisco.

O contribuinte poderá apresentar impugnação no prazo de 15 dias úteis, contados da ciência do termo, por meio do Sistema e-Process da Sefaz/MT.

Quando a impugnação for indeferida e a pendência puder ser regularizada, poderá ser concedido prazo adicional de 10 dias úteis para comprovar a regularização integral.

Atenção às notificações eletrônicas

As comunicações, intimações e notificações destinadas aos contribuintes do Simples Nacional em Mato Grosso são realizadas eletronicamente.

Elas podem ser disponibilizadas:

- no Domicílio Tributário Eletrônico — DT-e;

- no endereço eletrônico registrado no cadastro estadual;

- por link no Sistema de Notificação Eletrônica.

Mesmo que o contribuinte não consulte a mensagem, a ciência pode ocorrer automaticamente após o prazo previsto na legislação.

Por esse motivo, é fundamental acompanhar regularmente o DT-e, o e-mail cadastrado e os demais canais eletrônicos da Sefaz.

Demonstrativos auxiliares da Sefaz

A Sefaz/MT disponibiliza demonstrativos auxiliares com informações obtidas em suas bases de dados. Esses documentos podem ajudar no preenchimento do PGDAS-D, da EFD e de outras declarações.

Entretanto, os valores apresentados representam apenas o montante mínimo esperado pelo Fisco e não substituem a escrituração fiscal da empresa.

Cabe ao contribuinte conferir os dados e realizar as correções, inclusões ou exclusões necessárias.

Levantamento de estoque na exclusão do Simples Nacional

Quando uma empresa é excluída do Simples Nacional e passa para o regime normal de apuração do ICMS, deve realizar o levantamento do estoque existente na data da mudança.

O estoque deve ser informado na EFD-ICMS/IPI, com a utilização dos registros correspondentes do Bloco H.

A empresa poderá aproveitar o crédito do ICMS relativo às mercadorias e aos insumos existentes em estoque, desde que:

- possua documentos fiscais idôneos;

- respeite os limites e critérios da legislação;

- registre corretamente o crédito na EFD;

- utilize o código de ajuste previsto pela Sefaz/MT.

Nos casos de exclusão com efeitos retroativos, a empresa deverá entregar as escriturações dos períodos anteriores e recalcular o ICMS pelo regime normal, observando o prazo estabelecido após a ciência da exclusão.

Indeferimento da opção pelo Simples Nacional

A opção pelo Simples Nacional pode ser indeferida quando o contribuinte apresentar irregularidades, como:

- débitos pendentes perante a Sefaz ou a Procuradoria-Geral do Estado;

- ausência de inscrição estadual obrigatória;

- inscrição estadual suspensa, cassada ou baixada de ofício;

- omissão na entrega da EFD;

- faturamento acima do limite permitido.

As irregularidades existentes em um dos estabelecimentos localizados em Mato Grosso podem impedir o enquadramento dos demais estabelecimentos pertencentes ao mesmo titular.

A empresa também pode ter a opção indeferida quando o titular ou sócio possuir participação superior a 10% em outra empresa não optante e a soma das receitas ultrapassar o limite do Simples Nacional.

Após a ciência do Termo de Indeferimento, o contribuinte deve regularizar a situação ou apresentar recurso eletrônico dentro do prazo aplicável.

Parcelamento de débitos do Simples Nacional e do MEI

Os débitos de ICMS declarados por optantes pelo Simples Nacional e pelo MEI podem ser transferidos para cobrança pelo Estado e registrados no Sistema Eletrônico de Conta Corrente Geral da Sefaz/MT.

Entre os débitos que podem ser registrados e parcelados estão:

- valores declarados no PGDAS-D;

- valores declarados no SIMEI;

- débitos de ICMS encaminhados para cobrança estadual.

A disponibilidade do parcelamento dependerá da situação do débito, do prazo prescricional, do valor consolidado e das demais condições estabelecidas pela legislação estadual.

Cuidados essenciais para empresas do Simples Nacional em Mato Grosso

Para evitar recolhimentos incorretos, autuações e até a exclusão do regime, o empresário deve manter atenção constante aos seguintes pontos:

- acompanhar o faturamento acumulado;

- verificar o limite do MEI ou do Simples Nacional;

- controlar o sublimite estadual de R$ 3,6 milhões;

- segregar corretamente as receitas no PGDAS-D;

- identificar operações sujeitas à substituição tributária;

- analisar o diferencial de alíquotas nas compras interestaduais;

- entregar a DeSTDA quando obrigatória;

- manter a inscrição estadual regular;

- acompanhar o DT-e e as notificações eletrônicas;

- regularizar débitos e omissões antes de solicitar a opção pelo regime;

- realizar o levantamento de estoque quando houver mudança de regime.

Conclusão

O Simples Nacional facilita o recolhimento dos tributos, mas não elimina todas as obrigações estaduais relacionadas ao ICMS.

Em Mato Grosso, as empresas devem observar regras específicas sobre substituição tributária, diferencial de alíquotas, DeSTDA, documentos fiscais, sublimite estadual e comunicações eletrônicas.

O acompanhamento contábil e tributário é fundamental para identificar corretamente cada operação, cumprir as obrigações dentro do prazo e evitar cobranças indevidas, penalidades ou a exclusão do Simples Nacional.

As regras podem sofrer alterações. Por isso, cada caso deve ser analisado conforme a atividade da empresa, as operações realizadas e a legislação vigente no respectivo período.